Betriebsprüfung - Gute Vorbereitung ist alles

Das folgende Anschreiben hat mancher Hotelier oder Gastronom schon mal gelesen: „Sehr geehrte Damen und Herren, die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen.“ Jetzt heißt es Ordnung schaffen, denn bald kommt der Betriebsprüfer (oder die Betriebsprüferin) der Deutschen Rentenversicherung vorbei und schaut in die Bücher. Panik ist jetzt fehl am Platz, denn die Prüfung erfolgt nicht früher als 14 Tage nach Empfang der Ankündigung. Eine gute Vorbereitung auf den Hausbesuch spart Nerven und Zeit.

Die Rentenversicherungsträger prüfen, ob die Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch wird geschaut, ob die gesetzlichen Meldepflichten eingehalten wurden. Alle Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse, die innerhalb des Prüfzeitraums (im Regelfall sind das vier Jahre) bestanden haben oder noch bestehen, werden betrachtet.

Schwerpunktmäßig wird dabei auf drei Dinge geachtet:

1. die versicherungsrechtliche Beurteilung,
2. die Berechnung und Zahlung der Beiträge und
3. die Abgabe von Meldungen.

Deswegen muss der Chef – oder der von ihm mit der Lohnbuchhaltung betraute Mitarbeiter – alle Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen vollständig und geordnet parat haben. Meistens wird die Prüfung in den (Geschäfts-)Räumen des Unternehmens oder beim Steuerberater durchgeführt.

Alle Entscheidungen klar dokumentieren
Dabei sollten auch Entgeltunterlagen von Personen vorgelegt werden können, die nicht sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Insbesondere die Beurteilung von mitarbeitenden Gesellschaftern oder Familienangehörigen sowie von Personen, die selbstständig tätig sind, sind für die Prüfer interessant. Auch Werkstudenten, Praktikanten oder geringfügig Beschäftigte sind ein Thema bei den Prüfungen, denn die Regeln zur Versicherungspflicht dieser Gruppe sind teilweise sehr komplex. Deswegen ist es wichtig, dass alle Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Zusätzlich können die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden in Augenschein genommen und auf sozialversicherungsrechtlich Relevantes hin geprüft werden. Der Prüfer schaut sich auch die Umlagen und Erstattungen im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung an (die sogenannten „U1“ und „U2“) sowie die Meldungen zur Sozialversicherung, wie zum Beispiel die Jahresmeldungen.

Ist der Betriebsprüfer durch, führt er ein Abschlussgespräch mit dem Arbeitgeber. Dabei wird der darüber informiert, in welcher Höhe er gegebenenfalls Beiträge nachzahlen muss oder ob Beiträge erstattet werden können. Dafür nennt er auch die Gründe. Der Arbeitgeber sollte an dieser Stelle bereits die Chance nutzen, zu strittigen Punkten seine Argumente vorzutragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass an diesem Gespräch auch der verantwortliche Mitarbeiter teilnimmt.

Widerspruch innerhalb eines Monats möglich
Innerhalb von zwei Monaten nach der Prüfung teilt die Rentenversicherung dem Unternehmen das Ergebnis der Betriebsprüfung mit. Eine entsprechende Information erhalten auch die Unfallversicherungsträger und die beteiligten Einzugsstellen. Ist der Arbeitgeber mit dem Ergebnis (oder mit Teilen in der Auflistung) nicht einverstanden, so kann er gegen den Bescheid „innerhalb eines Monats nach seiner Bekanntgabe Widerspruch erheben“ – und zwar schriftlich.

Durch eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) kann der Aufwand einer Betriebsprüfung reduziert werden. Aus dem Entgeltabrechnungsprogramm werden die Daten maschinell an den Rentenversicherungsträger übermittelt. Dort werden die Daten geprüft und dann das Ergebnis mit dem Arbeitgeber besprochen. Im Idealfall entfällt so die Prüfung von Unterlagen beim Arbeitgeber. Die euBP kann optional genutzt werden, wenn das Entgeltabrechnungsprogramm dieses Verfahren unterstützt.

Das folgende Urteil zeigt, dass Arbeitgeber sich nicht blind auf ihren Steuerberater verlassen sollten. Vor dem Bayerischen Landessozialgericht ging es um einen Zahnarzt, der die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht seiner Beschäftigten seinem Steuerberater übertragen und auch nicht mal stichprobenartig geprüft hatte, ob alle Entscheidungen nachvollziehbar waren. Aus einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung resultierte eine saftige Nachzahlung. 73.000 Euro sollte der Zahnarzt bezahlen, weil der Steuerberater das an einen Mitarbeiter gezahlte Arbeitsentgelt als beitragsfrei angesehen, es für die Feststellung seiner Versicherungspflicht aber angesetzt hatte. Diesen groben Fehler musste sich der Zahnarzt zurechnen lassen – und löhnen (AZ: L 5 KR 392/12). Auch der Versuch, das Urteilvom Bundessozialgericht nochmal prüfen zu lassen, scheiterte (AZ: B 12 KR 88/16 B).Maik Heitmann